Datenschutzerklärung der Mediothek Ilsfeld

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Gemeinde Ilsfeld – Mediothek Ilsfeld
Rathausstraße 8, 74360 Ilsfeld

Tel. 07062 9042-0, gemeinde@ilsfeld.de

Vertreten durch: Bürgermeister Bernd Bordon

2. Datenschutzbeauftragte/r

Den Datenschutzbeauftragten der Gemeinde Ilsfeld (sicherhoch3 GmbH) erreichen Sie unter:

datenschutz@ilsfeld.de

A. Datenverarbeitung rund um Bibliotheksnutzung (Ausleihe, Nutzerkonto, Gebühren)

3. Welche Daten verarbeiten wir – und wofür?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, damit wir den Bibliotheksbetrieb zuverlässig durchführen können, insbesondere:

• Anmeldung / Benutzerausweis (Nutzerverwaltung, Identitätsprüfung, Berechtigungsprüfung)
• Ausleihe, Rückgabe, Verlängerung, Vormerkungen, Mahnwesen
• Gebühren/Entgelte (z. B. Ersatz, Mahngebühren, Forderungsverwaltung)
• Kommunikation mit Nutzerinnen und Nutzern (z. B. Benachrichtigungen, Rückfragen)

Typische Datenkategorien dabei sind:

• Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum – je nach Benutzungsordnung)
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer – wenn angegeben/erforderlich)
• Bibliotheksbezogene Daten (Benutzernummer, Ausleih-/Vormerkdaten, Medienkontodaten, Gebühren-/Mahnstatus)
• Zahlungs-/Forderungsdaten (z. B. offene Beträge, Zahlungsstatus)

4. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten diese Daten in der Regel auf folgenden Grundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse) i. V. m. Benutzungsordnung/Satzung der Mediothek und den einschlägigen kommunalrechtlichen Vorschriften.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), z. B. bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder haushalts-/kassenrechtlichen Vorgaben.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO kann ergänzend einschlägig sein, wenn die Benutzung ausdrücklich als vertragliches Nutzungsverhältnis ausgestaltet ist (je nach Benutzungsordnung).

5. Empfängerinnen und Empfänger

Innerhalb der Gemeinde erhalten nur die Stellen Zugriff, die die Daten für ihre Aufgaben brauchen (z. B. Mediothek, ggf. Kasse/Finanzverwaltung für Gebühren und Forderungen).

Darüber hinaus können Daten an Auftragsverarbeiter übermittelt werden, die technische Dienstleistungen erbringen (z. B. Hosting und Betrieb des Online-Katalogs / Bibliothekssystems). Diese Dienstleister verarbeiten Daten ausschließlich auf Weisung und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.

6. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir sie für die genannten Zwecke benötigen oder wie wir gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind.

• Daten zum Nutzerkonto werden grundsätzlich gelöscht, wenn das Konto dauerhaft nicht mehr genutzt wird und keine offenen Vorgänge (z. B. Ausleihen, Forderungen) bestehen.
• Gebühren-/Forderungsdaten werden entsprechend der geltenden Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert.

B. Datenverarbeitung beim Besuch der Website / des Online-Katalogs

7. Server-Logfiles (technische Zugriffsdaten)

Wenn Sie unsere Website/unseren Online-Katalog besuchen, werden technisch notwendige Daten automatisch verarbeitet, z. B.:

• IP-Adresse (in der Regel gekürzt/gekappelt, sofern technisch möglich)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite/Datei
• übertragene Datenmenge
• Browsertyp/-version, Betriebssystem
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)

Zweck ist der sichere Betrieb der Website, Fehleranalyse, Abwehr von Angriffen, Stabilität und Auslastungssteuerung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (öffentliche Aufgabe: sicherer IT-Betrieb) bzw. – je nach kommunaler Einordnung – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb). Logfiles werden in der Regel für 30 Tage gespeichert und danach gelöscht, sofern sie nicht für die Aufklärung von Sicherheitsvorfällen benötigt werden.

8. Hosting und technischer Betrieb (Komm.ONE / OCLC/OPEN)

Die Website/der Online-Katalog wird technisch durch Dienstleister betrieben (z. B. Komm.ONE und/oder OCLC/OPEN – je nach vertraglicher Ausgestaltung).

Diese Dienstleister handeln als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Das bedeutet: sie dürfen Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten und sind vertraglich zu Vertraulichkeit, Sicherheit und Datenschutz verpflichtet.

9. Cookies und ähnliche Technologien

Wir nutzen Cookies, um die Website/den Online-Katalog technisch bereitzustellen und nutzerfreundlich zu gestalten.

a) Technisch notwendige Cookies
Diese Cookies sind erforderlich, damit grundlegende Funktionen (z. B. Spracheinstellungen, Session-Steuerung, Warenkorb/Vormerkfunktion im Katalog) funktionieren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (bzw. lit. f, je nach Einordnung) i. V. m. § 25 Abs. 2 TTDSG (technisch erforderlich).
Speicherdauer: je nach Cookie bis zum Ende der Sitzung oder für einen definierten Zeitraum.

b) Optionale Cookies (Statistik/Analyse/Marketing)
Solche Cookies setzen wir nur, wenn vorher aktiv einwilligt wurde. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ widerrufen oder ändern.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG.

10. Webanalyse (nur falls aktiviert), z. B. Google Analytics

Nur wenn ein Webanalyse-Tool tatsächlich eingesetzt wird, gilt Folgendes:

Wir nutzen ein Webanalyse-Tool, um die Nutzung unserer Website besser zu verstehen und zu verbessern (z. B. welche Seiten häufig besucht werden). Dabei können insbesondere Online-Kennungen (Cookie-IDs), Nutzungsdaten und technische Informationen verarbeitet werden.

• Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG).
• Start erst nach Opt-in: Das Tool wird erst aktiviert, wenn du zugestimmt hast.
• Widerruf: jederzeit über „Cookie-Einstellungen“.

Bei Google Analytics kann eine Übermittlung in Drittländer (z. B. USA) nicht ausgeschlossen werden. Dann informieren wir im Consent-Banner und hier über die eingesetzten Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) und mögliche Risiken.

11. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns kontaktieren (z. B. per E-Mail/Telefon), verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Die Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Aufgabenwahrnehmung) und/oder lit. b DSGVO (vorvertragliche/vertragliche Kommunikation) bzw. lit. a DSGVO bei rein freiwilligen Angaben. Die Speicherdauer ist so lange wie erforderlich für die Bearbeitung; anschließend nach den kommunalen Aufbewahrungsregeln bzw. Löschkonzept.

C. Externe E-Medien-Portale (z. B. Onleihe, Brockhaus)

12. Anmeldung bei externen Angeboten

Wenn Sie externe E-Medien-Portale nutzen (z. B. Onleihe oder Lexikonangebote), kann es sein, dass zur Anmeldung/Autorisierung Daten aus dem Bibliothekssystem verwendet werden. Typischerweise sind das:

• Benutzernummer / Ausweiskennung
• Gültigkeits-/Berechtigungsstatus (z. B. „aktiv“)
• ggf. weitere technische Kennungen, die für die Anmeldung erforderlich sind

Die Rechtsgrundlage der Übermittlung/Autorisierung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Bereitstellung bibliothekarischer Leistungen als öffentliche Aufgabe) bzw. je nach Ausgestaltung lit. b.

D. Betroffenenrechte

13. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), soweit einschlägig
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO), wenn wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f verarbeiten
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – jederzeit mit Wirkung für die Zukunft

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an den Verantwortlichen oder an den Datenschutzbeauftragten wenden (Kontaktdaten siehe oben).

14. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde des Bundeslands Baden-Württemberg:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW), Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart, poststelle@lfdi.bwl.de, 0711/61 55 41-0